【基本】試算表を作る理由と活用方法

【基本】試算表を作る理由と活用方法

こんにちは、根本寛也 (@nemotohiroya) です。

次郎社長
次郎社長

銀行が要求してくるから、税理士先生に試算表つくってもらわなきゃ…でも、なんで試算表なんて作らなきゃいけなんだ

と、あなたも思っていませんか?

今回は、そんな「試算表をつくる意義を感じられていない社長」に向けて「試算表をつくる理由」についてお伝えします。

この記事は以下の方にオススメです!
  • 試算表をつくる理由がわからない
  • 試算表があっても利用の仕方がわからない
  • もっと経営改善のために試算表を活用したい!

小さな会社も大きな会社も、試算表などのデータ(数値)をもとに日々、経営改善しています。

ビジネスで重要なポイントですので、ぜひ最後までご覧ください。

試算表とは何か?

そもそも試算表とは、なんの資料のことでしょうか?

一言でいえば、「貸借対照表と損益計算書」のことです。

決算のときに作成している書類があると思います。あの資料の、月ごとで締めた資料のことです。

貸借対照表 (BS:バランスシート)

貸借対照表とは、現預金や売掛金などの「資産が左側」に、支払手形や買掛金、銀行借入などの「負債」と「純資産」が右側に載っている資料のことをいいます。

バランスシートまたはB/S(ビーエス)といいます。

左側の資産と右側(負債と純資産)の合計が一致することからバランスシートといわれます。

損益計算書 (PL:プロフィットアンドロス)

損益計算書は、売上から仕入などの売上原価、売上総利益、経費などが記載されている、この資料のことです。

P/L(ピーエル)といいます。

利益と損失が記載されている資料なので「PL:プロフィットアンドロス」といわれます。

読み方などは覚えなくてもいいのですが、これらの資料により何がわかるかというと、、、

  • 資産(現金や売掛金等)や負債(買掛金や借入金等)がどのくらいあるか
  • 売上や利益がどれくらい出ているか

などが一目でわかります。

つまり、「会社の健康状態が読み取れる」のです。

試算表は、会社の健康状態をチェックできる。

なぜ、作るのか?

人間も定期的に健康診断や人間ドックをするように、会社も健康かどうかチェックする必要があります。

病気にならないように予防をしつつ健康体を維持しなければなりません。

その健康を維持するために重要な要素が、資金(=数字)なのです。

経営者は、数字が羅列されたこれらの資料から数字(=経営の実態)を読み取り、計画通り戦略が遂行されているか確認しなければなりません。そのため重要な資料となります。

誰のために作るのか?

税理士先生のため、ではないです。

銀行のため、でもないです。

繰り返しになりますが、一番はあなたの会社のためです。

月次試算表(月ごとに締めた試算表)は、先月の結果が数字でみれます。

数字は、「行動の結果」です。

その結果は、求めていたもの(計画)と比べてどうだったでしょうか?

思った(計画)より、良かったのか?悪かったのか?

なぜ、そうなったのか?

必ず理由、根拠、事象があるはずです。

その理由を踏まえて、今月も改善してみてください。

スポーツ選手も日々改善

いま行われているオリンピック。

スポーツ選手も試合をやり反省点や改善点をあぶりだし、練習で修正します。

そして、また試合をします。

その繰り返しです。

ビジネスも一緒です。

スポーツ選手がビデオで試合を振り返るように、ビジネスも試算表で振り返ってみてください。

何かがみえてくるはずです。

わからない人はみてる場所が違うか、見方がわからないかだと思います。

税理士先生や経理担当者に見方を教えてもらい訓練してみてください。

数ヶ月もしてくれば、押さえなきゃいけないポイントがだんだんとわかってくるはずです。

重要なポイントを数か所、定点観測するだけでもいいです。

全ての数字を見る必要はなし。大切な箇所だけ毎月チェックしよう。

試算表の活用法

試算表は自社の経営状況を把握するために大切です。

しかし、じつは外部のステークホルダーに自社の事業実態を報告するためにも重要となります。

外部とは、例えば 「銀行」です。

銀行などの金融機関は、融資しているお客様から試算表などの資料を定期的にいただくルールになっています。

原則、四半期ごとに試算表などをいただき事業実態を確認します。

ですので、銀行から評価をいただくためにも試算表は作るべきなのです。

社長が自分の言葉で業況を説明する

また借入をしている銀行には、できれば3カ月に1度は社長自ら訪問し、社長の言葉で自社の現状をお話しすることをオススメします。

銀行の営業マンが定期的に来訪すると思いますが、それを待つのではなく社長自ら支店へ足を運んだほうが心象が良いです。

面談時に試算表を渡し、試算表の数字と事業活動の内容をリンクさせながら報告をすると効果的です。

ある社長は、自ら銀行へ足を運べない場合、ある工夫をしていました。

月に1度、銀行の営業マンを定期預金の集金や、手形割引の申込などを理由に来訪させ、そこで試算表を渡し、事業報告をしている社長もいます。

銀行員も忙しいため集金業務は極力減らしている傾向にありますが、場合によっては引受けてくれますので交渉してみても良いでしょう。

いずれにしても定期的に銀行の方と接点を持ち、つねに近い関係性を維持したほうが、いざ資金調達をしたいというときに相談しやすいです。

忙しいなか時間を確保するのは難しいですが、会社の資金繰りなどのためにも銀行と情報交換をしましょう!

銀行には、社長の言葉で業況を説明できるしよう。定期的に関係性を持とう。

まとめ

いかがだったでしょうか?

零細企業によっては、

  • 試算表を作っていない
  • 銀行員から求められた時だけ

税理士先生にお願いしているパターンが多々あります。

それでも何とか経営をしていけるかと思います。

しかし、堅実な企業運営をしていくためには数字の管理は、絶対に外せないものです。

そのためにも試算表を作成し、計画通り運営できているかチェックするのは大切なことです。

作っていない会社は、まずは四半期ごとでもいいでの試算表をつくってみましょう!

ー根本寛也

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